Tão importante quanto cuidar do ensino é garantir estratégias efetivas para cobrar parcelas da anuidade em atraso e evitar problemas financeiros na instituição
Se tem algo que pode desequilibrar as finanças e, consequentemente, toda a evolução de uma instituição de ensino, é a inadimplência escolar. E é aí, entre a missão de fazer os indicadores da escola progredirem e cuidar do relacionamento com alunos e famílias, que os gestores começam a levantar várias questões. Quem deve fazer a cobrança? Qual é o tom mais apropriado? Como negociar? O que é possível fazer pelo aluno, cujo responsável está inadimplente? O que não se deve fazer? São muitas variáveis.
Portanto, fazer a cobrança é uma situação delicada, que deve ser bem conduzida para evitar constrangimentos. Mas, com uma boa preparação e estratégias efetivas, você garantirá que tudo corra bem nesse processo. Por isso, preparamos este post com orientações que podem ser aplicadas para ajudar sua escola a cumprir com sucesso a missão de lidar com a inadimplência escola e sua cobrança. Confira!
1. Tenha uma equipe preparada
Às vezes, no ímpeto de querer ajudar, os gestores se envolvem no processo de cobrança. Nesta situações, o mais certo é que a escola tenha uma equipe capacitada para agir e que, preferencialmente, não esteja envolvida com o setor pedagógico. Assim, se separa a cobrança da área onde se forma o vínculo emocional da escola com as famílias. Por isso, direcione a gestão da inadimplência escolar para o departamento administrativo ou financeiro. É importante também separar as atribuições, para que os pais entendam o funcionamento da escola como uma organização, que compreende diversos setores.
2. Cada caso é um caso
Antes de mais nada, para fazer a cobrança, é essencial ter algumas informações sobre o caso daquele aluno/família. É o primeiro atraso de pagamento ou isso acontece com frequência? Qual é o valor da dívida? Anteriormente, já houve negociações sobre esse valor? Sabendo disso, o profissional que vai fazer a cobrança conseguirá pensar em estratégias e alternativas de negociação. Além disso, é importante lembrar que se deve sempre manter uma linguagem cordial e diplomática. Afinal, a busca é pela melhor solução para todos.
3. Ofereça alternativas
Depois de avaliar o caso e entender a situação do cliente, é hora de apresentar alternativas de negociação. Em algumas situações, é possível ser mais flexível: oferecer parcelamento no cartão de crédito ou boleto, com prazos maiores. Isso pode ser oferecido quando a inadimplência escolar acontece pela primeira vez ou muito raramente e quando a família está com dificuldades. Por outro lado, quando o caso é de dívida acumulada ou atraso nas parcelas da anuidade e é frequente, é preciso conduzir a negociação com firmeza. Neste caso, opte por caminhos mais seguros como: pagamento à vista, no dinheiro, boleto ou cartão de crédito com datas mais próximas. Ainda assim, independentemente do caso, é importante lembrar que a negociação deve sempre seguir com respeito e diplomacia entre as partes.
4. E se os pais pedirem a transferência do aluno?
Seja como for, é importante lembrar que a escola tem uma responsabilidade legal e não pode reter documentação, impedir ou dificultar a transferência. Contudo, há uma maneira de a instituição garantir seus direitos e prosseguir com a negociação. Como explica Sílvia Fráguas, assessora da área jurídica da Editora Positivo, ao entregar a documentação de transferência, a escola pode realizar a negociação dos valores em aberto e firmar um Termo de Confissão de Dívida. Neste documento, devem estar registrados o valor devido, bem como a forma que será pago.
O que diz a lei diz a respeito da inadimplência escolar?
O que a escola pode fazer:
- negar a rematrícula para o próximo período letivo;
- recorrer judicialmente para exigir o pagamento;
- incluir os inadimplentes nos serviços de proteção ao crédito.
O que a escola não pode fazer:
- impedir o aluno de frequentar as aulas, fazer as provas, receber as notas e solicitar documentos acadêmicos;
- deixar de entregar material escolar;
- reter documentos acadêmicos durante o período letivo em curso;
- penalizar o estudante pedagogicamente;
- impedir a transferência do aluno para outra instituição por conta da inadimplência escolar.
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