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A reunião de pais é importante para aproximar familiares do ambiente escolar e alinhar as expectativas. Além disso, em longo prazo, ela pode se transformar em uma estratégia eficiente de contato e parceria que vai se refletir na campanha de matrículas.

Contudo, como desenvolver uma reunião de pais de sucesso na sua instituição? E mais, como fazer reuniões on-line durante esse período de pandemia? Separamos algumas dicas que podem ajudar.

A importância da reunião de pais

Antes de tudo, é necessário esclarecer o foco da reunião de pais: discutir o rendimento escolar do aluno com frequência. Dessa forma, a escola e os responsáveis conseguem trabalhar, juntos, estratégias para o melhor desempenho do aluno.

Esse momento, que faz parte do acolhimento aos alunos, é importante também para manter um bom índice de satisfação entre os familiares.

Essa conversa pode acontecer antecipadamente, na matrícula, quando a escola sinalizar as atividades que pedirão a presença dos pais no ambiente escolar.

Checklist para um primeiro contato

informar a família sobre a importância de acompanhar o rendimento e o comportamento dos alunos durante o ano letivo, no contato inicial com os responsáveis;
explicar que o acompanhamento dos alunos pode gerar um melhor rendimento e que, por isso, a reunião de pais é tão importante.
entender quais são os melhores dias e horários para colocar o encontro em prática e conquistar maior adesão;
separar o melhor canal de comunicação para avisos importantes.

A primeira reunião de pais do ano letivo

A princípio, é preciso pensar em alguns pontos para a primeira reunião de pais no período de volta às aulas:

Avise com antecedência → Os convites devem ser claros, usar linguagem acessível e conter informações precisas sobre o objetivo da reunião. Além disso, eles devem soar convidativos, com espaço para que a família liste expectativas e sugestões para o encontro.
Faça um roteiro → Baseado no objetivo da reunião, e alinhado à expectativa e às sugestões dos responsáveis, defina a pauta. Com ela em mãos, será mais fácil discutir o desempenho dos estudantes, suas dificuldades e necessidades, entre outros tópicos.
Organize um ambiente acolhedor → Quando presencial, garanta espaço para todos, separe materiais, o roteiro e ofereça café e água aos participantes. Além disso, lembre-se de ser sucinto, objetivo e atento ao planejamento, ao roteiro e ao tempo.
Tomem decisões → Exponha a pauta escolhida para o debate e depois abra o assunto para discussão. Ao final, vale recapitular o que foi discutido, fazendo a conclusão do tópico com possíveis propostas e decisões sobre o tema.
Faça uma ata → Com o registro de todas as discussões, novidades e decisões, fica mais fácil atualizar os familiares que não estiveram presentes e atraí-los para o próximo encontro.

O que muda na reunião durante a pandemia?

Com a pandemia, o mais recomendado é que a reunião de pais continue acontecendo em ambiente virtual.

Entretanto, apenas o corpo escolar pode decidir o que é melhor para a instituição no momento. Seja como for, separamos dicas para que as duas aconteçam de maneira eficiente.

Reunião de pais on-line

Para esse encontro, as dicas anteriores (avisar com antecedência, fazer um roteiro e tomar decisões) continuam sendo extremamente importantes. Sendo assim, as mudanças que vão acontecer são estruturais:

Escolha uma plataforma que permita o encontro de inúmeras pessoas on-line → como Zoom, Google Meet, Skype.
Estabeleça estratégias de sinalização de fala → ao usar o Google Meet, os pais interessados em dar sua opinião sobre o que está sendo discutido podem comentar “eu” no chat.
Peça a ajuda para direcionar as opiniões dos participantes → quando um responsável terminar de dar a sua opinião, o próximo da fila é chamado pelo nome.
Reduza o número de participantes → ao invés de fazer uma reunião com todas as sétimas séries da escola, por exemplo, você pode separar as reuniões por turma. Essa simples mudança garante mais organização e eficiência no ambiente on-line.
Não se esqueça de sinalizar as regras da reunião → explicando como funcionará a sequência de falas: peça que, ao terminar de falar, todos fechem seus microfones, e que mantenham suas câmeras abertas.

Reunião presencial

Com as aulas gradualmente voltando ao ambiente físico, é possível começar a pensar em reuniões de pais presenciais. Contudo, o ideal é que elas continuem acontecendo no ambiente on-line e, presencialmente, apenas se forem extremamente essenciais.

Por fim, é preciso lembrar que existe uma série de protocolos a serem seguidos para que esse seja, de fato, um encontro seguro e produtivo para todos. Dentre eles:

Escolha bem o espaço → ele deve ser aberto ou com várias janelas, que devem ser mantidas abertas.
Convide um número reduzido de pais para a reunião → isso contribui para evitar contaminações.
Incentive a higienização das mãos → todos os participantes devem lavar as mãos e fazer a assepsia com álcool ao entrar na escola.
Exija a utilização de máscaras de proteção de todos os participantes → ela reforça a proteção de todos.
Não faça da reunião presencial um encontro obrigatório → Lembre os responsáveis que, se não se sentirem confortáveis com a participação, podem optar por receber as novidades on-line.
Pergunte antes sobre sintomas de Covid-19 → em caso de suspeita, a melhor decisão é realizar o encontro em alguma plataforma digital.