A captação e fidelização de alunos já é difícil em dias normais, imagine só como será em tempos de pandemia. Entenda este desafio e saiba como se preparar para a campanha de matrículas neste post
No último trimestre do ano, chega o momento da campanha de matrículas – um período que sempre exige mais dinamismo e criatividade da gestão escolar. Mas 2022 é um ano diferente, não é mesmo? De todas as dificuldades trazidas pela pandemia da Covid-19 para as escolas, sem sombra de dúvida, a retenção e atração de aluno tem sido uma das maiores. Instituições do país inteiro têm se esforçado para evitar a evasão escolar.
Segundo a gerente de marketing do Sistema Positivo de Ensino, Manuela Altoé Vieira, seguir a linha do tempo “ideal” para o planejamento do período de matrículas se tornou uma tarefa difícil no cenário atual. “As coisas ficaram fora de ordem, então, a importância de falarmos desse período é ainda maior, muito porque diversos outros assuntos entraram na nossa pauta”, completa.
Mas por onde começar, então? Para ajudar as escolas a enfrentarem este momento, vamos apresentar, neste post, algumas dicas de como ser mais assertivo na sua campanha de matrículas 2022. Este texto é baseado em um dos webinars do “Café com Gestor” (vídeo completo abaixo), confira!
Campanha de Matrículas: Tudo começa com um bom planejamento
Quem acompanha o nosso blog já deve ter lido sobre a importância de um bom planejamento inúmeras vezes. Mas falar neste ponto nunca é demais. Na live do “Café com Gestor” sobre campanha de matrículas, a Manuela mostrou um bom exemplo de como montar este plano (trecho do vídeo abaixo).
Obviamente que cada escola faz do seu jeito e de acordo com a sua realidade. O que queremos ressaltar aqui é uma “regra de ouro” para este momento: estabeleça um “Ritual de Matrícula”, com acompanhamento e alinhamento.
Este é o momento de definir metas, taxa de ocupação, pensar em sistema, analisar procedimento, entre outros aspectos que auxiliam uma visão mais ampla. Por isso, é importantíssimo que todos do time que atende às famílias tenham clareza dos processos e posicionamentos da instituição neste momento.
Política de Descontos na campanha de matrículas
Sabemos que é delicado falar em descontos, especialmente em um período característico de reajustes. E, mais ainda, em um mundo impactado por uma pandemia.
Mas existe uma maneira de trazer mais “leveza” para este assunto: definir critérios claros para uma política de descontos. É importante que cada ponto seja escrito e descrito nos mínimos detalhes, para não abrir margem a interpretações equivocadas. Confira algumas sugestões de critérios:
- Vínculo – para alunos com maior tempo de casa, com irmãos/parentes na escola ou ainda aqueles que indicam outros novatos (exemplo no trecho do vídeo abaixo);
- Mérito – para alunos com melhores notas ou por meio de exames de bolsa;
- Antecipação – para pagamentos de anuidade ou semestralidade;
- Forma de pagamento – parcelar em 13 ou 14 vezes ou premiar os mais pontuais.
Pontos de atenção na sua campanha de matrículas
- A avaliação da base de inadimplentes pode trazer boas dicas para a construção da Política de Descontos, além de contribuir para a fidelização dos alunos.
- Ter um canal de contato específico para falar da concessão de descontos pode ser um bom caminho para algumas escolas.
Rematrícula: como se preparar melhor?
Fidelizar alunos é tão importante quanto atrair novos. Aliás, a fidelização será crucial para o futuro de muitas escolas. Portanto, recomendamos duas estratégias que podem ajudar a escola a evitar surpresas neste momento. Confira:
1. Período incentivado de rematrícula
Primeiramente, esta é uma abordagem que passa uma forte mensagem de fidelização em relação à escola. É uma forma de a instituição dizer aos pais que está planejando a ocupação no ano letivo seguinte a partir das famílias que já escolheram estar com ela.
Em segundo lugar, esta estratégia permite à equipe ter um pouco mais de foco, uma vez que este é um período que exige um esforço maior.
Por fim, na medida em que o período incentivado tenha começo e fim, existe uma maior previsibilidade do cenário de rematrículas. Com isso, o gestor escolar ganha tempo para fazer ajustes de rota, caso seja necessário.
Passo a passo do período incentivado de rematrícula
- Definir o período (começo e fim).
- Definir o incentivo (atratividade).
- Comunicar as famílias com antecedência.
- Fazer “lembretes” até o encerramento.
Pontos de atenção
- É possível fazer a rematrícula on-line? Se a escola ainda não digitalizou este processo, é importante refletir sobre como ele pode ser facilitado. Fazer parte dele on-line já pode ser um bom começo.
- Comunique os cuidados que estão sendo tomados pela instituição por conta da “nova realidade” pós-pandemia, onde as famílias vão se deparar com uma diferente maneira de frequentar o local.
2. Análise qualitativa da base atual de alunos
Outra estratégia que pode ser adotada e até acrescentada ao período incentivado de rematrículas é a análise qualitativa da base de alunos. Isso nada mais é que a reunião de dados, que normalmente a escola já tem, com o objetivo de gerar uma probabilidade de rematrícula.
Para fazer este levantamento, a instituição pode reunir todo tipo de dado útil para o contexto, dos pedagógicos aos administrativos (exemplo no trecho de vídeo abaixo). Vale lembrar que estas informações podem vir de diversas fontes, como professores, coordenadores, orientadores, entre outros.
Só para ilustrar como esta estratégia pode ser útil:
- Imagine que depois de um período incentivado de rematrículas, uma escola ainda precise renovar com mais 40 alunos.
- Com base nos dados levantados pela sua análise qualitativa da base atual de alunos, você descobre que dez deles têm uma baixa probabilidade de rematrícula.
Esta abordagem permitiria à escola focar seus esforços iniciais nesses dez alunos com menos chances de renovação, para posteriormente conversar com as demais famílias.
Pontos de atenção
- Saiba que tipo de informações é possível obter neste contexto de distanciamento social.
- Analise quem seria o responsável por esta tarefa. A operacionalização desta análise é uma parte muito importante desta estratégia.
Novos alunos: acompanhamento de visitas para sua campanha de matrículas
Para as famílias que estão levando novos alunos à escola, a visita é um dos pontos mais importantes do processo de matrícula. Obviamente, este é um aspecto que demanda ainda mais atenção por conta das medidas de precauções contra a Covid-19.
Mas antes disso, é importante falar sobre o acompanhamento que é feito deste momento. A regra aqui é medir com disciplina, do primeiro contato com os pais ao momento de fechamento ou desistência (exemplo no trecho de vídeo abaixo).
O objetivo deste acompanhamento é justamente entender as razões pelas quais a instituição conseguiu, ou não, um novo aluno. Assim, é possível traçar estratégias mais assertivas, que garantam uma melhor taxa de conversão e tornem mais produtivo o esforço desprendido pela equipe para que estas visitas aconteçam.
Pontos de atenção
- Analise se é possível conhecer a escola de forma on-line. Se possível, atualize o site e as mídias sociais com fotos e vídeos novos.
- Garanta que a instituição esteja preparada para receber essas visitas seguindo todos os protocolos de segurança e prevenção ao coronavírus. Especialmente levando em conta que este, certamente, será um fator crucial de atratividade aos pais.
Bem, deu para notar que fazer uma boa campanha de matrículas 2022 não será uma tarefa fácil. Para auxiliar neste processo, o Sistema Positivo de Ensino disponibiliza a todas as suas escolas conveniadas a Campanha de Matrículas Positivo 2022. Trata-se de um enxoval completo, com peças publicitárias (on-line e off-line), desdobradas em todos os segmentos, desenhadas exclusivamente para a nossa rede, com conceitos fortes e atuais, que as escolas podem adaptar às suas marcas.
Se você também quer associar sua marca ao pioneirismo do Sistema Positivo de Ensino, entre em contato conosco e saiba como levar a nova experiência Positivo de aprender para a sua escola.
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