Como organizar as finanças da sua escola (Guia)

Imagine que você e sua família querem se mudar para uma casa maior, mas ainda não têm o valor necessário. Esse dilema financeiro vai exigir alguns enxugamentos, talvez cortes, investimentos mais inteligentes… Isso quer dizer ter foco, planejamento e disciplina, certo?

Quando o assunto é finanças, esses são os itens que todo bom gestor deve ter em mente. Como toda empresa, sua escola precisa ter um fluxo de caixa saudável, ou seja, equilíbrio financeiro e lucratividade. E tem mais: como se trata de uma escola, manter a qualidade do ensino é uma prioridade e um grande desafio para você, gestor. Afinal, evitar a insatisfação e a evasão é importante a curto, a médio e a longo prazo. E fidelizar é muito mais em conta do que captar alunos. Acredite.

Para chegar a essa gestão financeira inteligente e saudável, é preciso saber lidar com inadimplência, organizar o fluxo de caixa, planejar consertos e compra de equipamentos, prever investimentos e acertar na formação de preço da mensalidade, entre outros aspectos.

Preparamos um guia para que você possa verificar como está a gestão financeira da sua instituição e conhecer ferramentas para resolver problemas e se planejar.

 

Faça um planejamento

O básico vem primeiro! Todo negócio deve levar em conta seu público, mercado e concorrência. Com essas informações, é possível criar um plano, definir metas e planejar investimentos.

Só invista se as contas realmente estiverem organizadas. Investir sem planejar pode causar um rombo no orçamento e isso é um erro, infelizmente, bastante comum. Entretanto, com um planejamento que elenque as prioridades, você pode otimizar custos e também evitar desperdícios.

Ao tomar uma decisão de corte de gastos, lembre-se de que a segurança e os aspectos pedagógicos são sempre a prioridade. Ao cuidar dessa parte, você evita pais e alunos insatisfeitos – o que gera evasão e, a longo prazo, déficit nas contas.

 

Desenhe um controle financeiro

Uma planilha financeira ou um software de gestão deve incluir o fluxo de caixa, uma ferramenta básica que registra as entradas e as saídas de dinheiro. Primeiro, separe custos e despesas e verifique se esses são gastos aceitáveis.

– Gasto: desembolso para se obter bem ou serviço (pode ser um custo ou uma despesa).

– Custo: desembolso para se prestar um serviço.

– Despesa: desembolso para permitir a lucratividade.

Além de fazer essa separação, é preciso classificá-la segundo sua natureza, definir a periodicidade para fechamento de um balanço, bem como separar o que é fixo (recorrente), como água, luz, telefone, internet, salários, etc., e o que é variável (eventual), como reformas e imprevistos, por exemplo. É preciso ainda ter uma previsão de entrada de dinheiro: mensalidades, venda de uniformes, material didático, aplicações, eventos e doações, entre outros.

Algumas dicas para organizar melhor seu orçamento e não se endividar:

– A folha de pagamento, considerando verbas trabalhistas, 13º salário e provisões de férias e para rescisões, não deve ultrapassar os 50% da receita de ensino.

– Os gastos com despesas operacionais não devem ultrapassar 19% da receita gerada apenas com o serviço de ensino, excluindo-se arrecadações, como venda material, eventos e atividades extracurriculares, por exemplo.

A ideia é, ao fim de um balanço, exibir como está o seu capital de giro, o grau de inadimplência e a sua saúde financeira. Ou seja, se você tem dívida, qual é a rentabilidade, que áreas consomem mais recursos e, se possível, qual é o aproveitamento dos investimentos.

A importância de organizar o orçamento da escola é vista também na formação do preço das parcelas da anuidade (mensalidades). Avalie como os valores estão afetando a capacidade da sua escola de crescer atendendo às demandas das famílias, mas sem perder a qualidade.

 

Melhore o controle de cobranças

Atrasos e inadimplências afetam o fluxo financeiro e, consequentemente, o planejamento escolar. Por isso, é recomendado manter uma atenção especial às cobranças e formas de pagamento:

– Mantenha uma lista com todas as famílias pagantes, formas de pagamento e contato. Esses nomes precisam ser atualizados constantemente e com muito cuidado.

– Ofereça regras claras sobre data para cada forma de pagamento (dinheiro, boleto e cartão). Se houver descontos progressivos para dias de pagamento, isso também deve estar mapeado.

– Cuide com taxas e custos dos formatos de cobrança para que não prejudiquem o orçamento.

– Fique atento às datas em que as administradoras de cartão repassam o valor à escola. Existe um prazo para ser creditado, então não se pode contar com o dinheiro na hora.

Também é preciso saber cobrar as famílias inadimplentes. Tenha uma equipe preparada (que não esteja ligada ao pedagógico) e faça cobranças personalizadas, de acordo com o acúmulo da dívida, do valor e da frequência do atraso. É possível oferecer alternativas de pagamento, com flexibilidade e prazos maiores quando não há dívidas acumuladas e com mais firmeza quando o caso é o oposto.

Negociação é a palavra de ordem. E deixar a dívida crescer para ser negociada/paga somente na ocasião da renovação de matrícula é ruim para a família e para a escola. E nem sempre se consegue um parcelamento que caiba no ano letivo vigente. E ultrapassar para o próximo ano não é recomendável. Então, busque sempre um acordo o quanto antes.

 

Acompanhe os resultados

Para fazer a avaliação financeira com um olhar mais completo sobre a escola, é importante definir quais são os KPIs da escola (ou seja, Key Performance Indicators ou Indicadores-Chave de Desempenho). Eles vão mensurar o que está fora do previsto ou esperado. Para isso, é necessário comparar o resultado com um padrão de mercado ou com uma meta preestabelecida. Assim, você pode corrigir a rota, caso necessário.

Na gestão financeira escolar, as métricas a serem observadas são:

– Índice de descontos – Valor.

– Índice de descontos – Quantidade de alunos.

– Índice da folha de pagamento.

– Índice de despesas gerais.

– Índice de resultado.

– Índice de retorno do marketing.

O ideal é acompanhar esses indicadores periodicamente (por mês, bimestre ou trimestre). Eles ajudam a tomar decisões mais assertivas, baseadas em dados, evitando “achismos”. Se você, por exemplo, notar que o índice de retorno de marketing aumentou entre maio e junho, pode significar que um investimento específico em mídia foi interessante e decidir investir mais nele. Também pode comparar com a média de mercado para saber se está indo bem ou não.

Acompanhar a evolução de cada item dos gastos mês a mês também é uma métrica interessante de obtenção de informações, pois, ao comparar o valor do mês com o anterior, você poderá identificar as grandes variações, buscar explicações para o fato, tomar ações corretivas para evitar nova ocorrência ou rever o planejamento, se for o caso.

Não deixe para depois a análise financeira! Acompanhe de perto, analise e entenda os resultados e os números da sua escola. Ao conhecer e resolver os obstáculos do presente é possível se planejar para o futuro.